Proses Pengadaan dimulai dari Pengguna Anggaran dengan mengajukan permintaan pengadaan barang/jasa melalui form AU-31 yang harus mendapatkan persetujuan Board Of Management (BOM). Setelah mendapatkan persetujuan BOM paket pengadaan diteruskan kepada Tim HPS dan Bagian Pengadaan Barang/Jasa selaku Panitia Pengadaan BArang dan Jasa untuk dilakukan proses pemilihan penyedia barang/jasa, Panitia Pengadaan Barang/Jasa akan melaksanakan proses pemilihan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sampai dengan menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ). Selanjutnya Pengguna Anggaran membuat kontrak dengan rekanan yang terpilih, melaksanakan pengawasan dan penerimaan penyelesaian pekerjaan dari rekanan.
Perusahaan yang berminat untuk mengikuti proses seleksi rekanan di PTPN VIII diharuskan mendaftar untuk menjadi Rekanan Terseleksi yang terdaftar dalam system Integrated Procurement System, Adapun Langkah-langkah untuk masuk dalam Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) perusahaan yang berminat dapat mengirimkan Surat Permohonan Menjadi Rekanan Asli dengan dilampirkan copy Company Profile dan Dokumen Legal Perusahaan, setelah dinyatakan lengkap panitia akan melaksanakan verifikasi data dan survey lapangan ke lokasi perusahaan tersebut. Setelah diterbitkan Surat Daftar Rekanan Terseleksi vendor bersangkutan dapat membuat akun di aplikasi Integrated Procurement System (IPS).
Hak dan Kewajiban Rekanan dan Perusahaan dituangkan dalam Surat Perjanjian yang dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak yaitu Pengguna Anggaran sebagai pemberi kerja dan Rekanan sebagai pelaksana pekerjaan.